物料編碼有哪些原則和方法

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在企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)中，物料編碼的確定往往是比較頭痛的事情，因?yàn)榫幋a方案既要考慮現(xiàn)實(shí)，又要考慮長遠(yuǎn)，既要考慮使用習(xí)慣，又要講究科學(xué)規(guī)范。如果考慮不周，包含不全，編碼規(guī)則就得經(jīng)常修改，不僅造成工作量增大，還影響系統(tǒng)運(yùn)行。因此，怎樣制定一套完整實(shí)用，擴(kuò)充性強(qiáng)，又能滿足系統(tǒng)要求的編碼方案，是每個(gè)企業(yè)在信息化建設(shè)中都必須解決的問題。本文就編碼的一些思路和做法進(jìn)行必要的闡述。

1、物料的定義及編碼的作用

首先我們要明白物料的含義是什么，根據(jù)ERP系統(tǒng)的通用定義，“物料”是為了產(chǎn)品出廠，需要列入計(jì)劃的一切不可缺少的物資的統(tǒng)稱，不只是原材料或零件，還包括毛坯、在制品、半成品、成品、外購件、包裝材料、產(chǎn)品說明書，甚至還包括工裝工具、勞保用品、能源等等的一切物料。

ERP系統(tǒng)要利用計(jì)算機(jī)來處理大規(guī)模的數(shù)據(jù)，物料編碼作為關(guān)鍵數(shù)據(jù)是人和計(jì)算機(jī)使用所有其他數(shù)據(jù)元素的基礎(chǔ)，它可以記錄生產(chǎn)過程中物料的運(yùn)動(dòng)變化情況，跟蹤物料的動(dòng)向。物料數(shù)據(jù)有了規(guī)范化的編碼，還能便于計(jì)算機(jī)識(shí)別和檢索，便于對物料進(jìn)行高效、有序的管理，便于系統(tǒng)對物料進(jìn)行分類、檢索與統(tǒng)計(jì)，以及便于物料信息的交換與共享，所以物料編碼是ERP系統(tǒng)中作為的一個(gè)關(guān)鍵主數(shù)據(jù)是決不可少的。但是在ERP系統(tǒng)中物料代碼最主要的是作為物料的標(biāo)識(shí)符來使用的，而不是一種描述符，因此物料編碼并不要求帶什么含義，最根本的是要到做唯一性就行了，即：一物一碼。同一種物料，不論出現(xiàn)在什么產(chǎn)品上，只能用同一個(gè)代碼；而不同的物料，那怕有極微小的區(qū)別也不得用同一個(gè)代碼。一般地，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲(chǔ)、就必須為其指定一個(gè)編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個(gè)代碼。如果該物料的三道工序不在同一個(gè)車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。

2、編碼的原則

從ERP系統(tǒng)的技術(shù)角度來看，并不需要編碼自身表示出多少信息，也不要求有什么含義，系統(tǒng)只要求每項(xiàng)物料都有一個(gè)唯一的代號(hào)就行了，用流水號(hào)表示編碼也是可以的，而且具有適應(yīng)性強(qiáng)、彈性空間大的優(yōu)勢。但是通常人們認(rèn)為編碼還是應(yīng)該有一定含義的，希望通過編碼一看就知道是什么東西，編碼能代表物料的一些屬性。但物料的含義太多以后就會(huì)給編碼帶了很大的難度，因?yàn)槲锪蠈τ诓煌�的部門有著不同的屬性需要，想要將所有的屬性都反映到編碼中去，必須考慮的眾多的因素，必然使編碼規(guī)則變得復(fù)雜和繁瑣，編碼的長度也會(huì)隨著滿足特性的要求而不斷地延長，而有很多物料的屬性還是在不斷發(fā)展變化的，也是不可預(yù)測的，這樣在編碼中如何分類，如何給位，造成了不確定性，如果預(yù)計(jì)不足或考慮不周，將來碼位不夠用時(shí)，就要修改編碼規(guī)則，必須將以前所有的物料編碼全部清除后再按新的規(guī)則進(jìn)行編碼，這對系統(tǒng)來講是一個(gè)致命的打擊。其實(shí)物料的屬性信息可以在系統(tǒng)中通過屬性字段的描述來定義，如SAP系統(tǒng)中就有許多管理物料屬性的字段，通過這些字段可以反映物料多方面的信息，所以更多的含義是作為屬性字段放入到主數(shù)據(jù)記錄中去。同時(shí)，軟件系統(tǒng)提供了全面的檢索途徑，不需要僅靠編碼來進(jìn)行查詢，所以編碼只要符合以下一般性原則就行了。

唯一性：物代碼要唯一識(shí)別，不能有二意性，不能重復(fù)；

標(biāo)準(zhǔn)化：盡量采用國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)和部級標(biāo)準(zhǔn)；

簡單化：物代碼要簡單明了，易讀、易懂、易使用；

快捷性：有快速識(shí)別、快速輸入和計(jì)算機(jī)快速處理的性能；

連續(xù)性：有的代碼要求繼承原來代碼的特性；

系統(tǒng)性：要全面、系統(tǒng)地建立物代碼的體系結(jié)構(gòu)；

可擴(kuò)展性：所有代碼要留有余地，以便擴(kuò)展。

3、物料編碼的方法

當(dāng)然現(xiàn)實(shí)中采用無含義流水號(hào)編碼的企業(yè)并不多，因?yàn)闆]有一點(diǎn)含義人們是極不習(xí)慣的。從存在就是合理的角度講，有一些含義未嘗不可。簡單的分類也不影響編碼的編制難度，但其含義層不應(yīng)該超過三個(gè)層次，不要考慮更復(fù)雜或詳細(xì)的規(guī)則，在將物料的屬性放到編碼中去的時(shí)候，應(yīng)該只考慮重要的，不變的，重要特征的屬性，變動(dòng)屬性不應(yīng)納入編號(hào)中。

分類是將具有不同屬性或特征的信息區(qū)別開來的過程，是確定分層與屬性編碼的基礎(chǔ)。分類一般有兩種方法，即線分類法和面分類法。線分類法是一種層級分類法，將數(shù)據(jù)逐次分成有層級的類目，類目間構(gòu)成并列和隸屬的關(guān)系，形成串、并結(jié)合的樹形結(jié)構(gòu)。例如，四機(jī)廠外購件分為56個(gè)大類，每個(gè)類目里有若干個(gè)中類，中類下面還有很多的小類，這種分類方法就是線分法。另一部分代碼可采用面分類法，該法根據(jù)分類對象各自的特征，分成互不相關(guān)的面，面之間不存在從屬關(guān)系，因而不存在交叉和重復(fù)，而且順序固定。如產(chǎn)品、部件和零件，不反映隸屬關(guān)系時(shí)，只按功能進(jìn)行分類，可用面分法。盡量不要將物料的使用屬性作為分類的依據(jù)，因?yàn)樗�是不穩(wěn)定的，而采用自然屬性作為分類的依據(jù)則比較可靠。

物料相當(dāng)單純時(shí)，只要將物料簡單分類為幾項(xiàng)即可，物料分類項(xiàng)目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時(shí)，就要將大分類再加以細(xì)分一下，層次不宜太多，含義也不要太多，因?yàn)樽非缶幋a的全息化將導(dǎo)致巨大的工作量。

物料編碼應(yīng)盡量簡短，統(tǒng)一，編碼含義應(yīng)遵循簡單的原則，編碼分配應(yīng)遵循統(tǒng)一的原則。編碼的目的就是在求簡化,因此編號(hào)位數(shù)愈少愈好。這樣可以節(jié)省閱讀、抄寫、輸入的作業(yè)時(shí)間,增加數(shù)據(jù)處理的效率。同時(shí),由于編碼簡短,在處理的過程中出錯(cuò)的機(jī)率也會(huì)相應(yīng)的降低。因?yàn)樯�產(chǎn)控制要求每項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)和庫存變化都記入計(jì)算機(jī)，由于處理數(shù)量很大，為了提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率，物料代碼應(yīng)盡量簡短。在SAP系統(tǒng)中要求編碼不能超過18位。

編碼中還應(yīng)盡量避免使用英文字母和一些特殊符號(hào)，最好全部用阿拉伯?dāng)?shù)字來編號(hào)。一則可以使鍵入編碼的作業(yè)效率提至最高,

二則可以避免數(shù)字與某些英文字母因?yàn)樾蜗罄淄�容易產(chǎn)生混淆的情形。常有人為了讓編號(hào)段落分明而在編號(hào)中使用「一」符號(hào),或者在編號(hào)中夾雜著「*」「.」「/」?等特殊符號(hào)。這些符號(hào)的使用將影響輸入的效率,而在口述編號(hào)時(shí)也會(huì)造成不便,因此最好避免采用。

4、幾種方案的分析比較

4.1在PDM系統(tǒng)中采用的是分層含義碼，每層都代表了不同的技術(shù)參數(shù)或物料的特殊屬性，如零部件的編碼是按形狀、功能、尺寸、表面處理、硬度等級等參數(shù)為特征的含義碼。這種分類方法可以方便相似形分類查找，也消除了隸屬碼的借用關(guān)系，但記憶編碼的含義是不可能，更嚴(yán)重的是將來這些含義參數(shù)發(fā)生變化后，可能導(dǎo)致碼值不夠用而產(chǎn)生代碼溢出，這樣會(huì)導(dǎo)致整個(gè)編碼規(guī)則的變更。

4.2有人提出來用現(xiàn)有圖號(hào)加版本號(hào)做物料編碼，因?yàn)閳D號(hào)是大家熟悉和習(xí)慣使用的，很容易被大家所接受，也有的企業(yè)將圖號(hào)與物料編碼合二為一，這樣做既統(tǒng)一又規(guī)范，減少了很多的麻煩，但是圖號(hào)并不是與物料一一對應(yīng)的，圖物不相符的情況仍然存在，有一些虛擬件、中間件的圖號(hào)不規(guī)則，或者就沒有圖另外在生產(chǎn)過程中由于為了應(yīng)付緊急的交貨期，產(chǎn)生了大量的臨時(shí)圖紙，這種圖紙也沒有正規(guī)的編號(hào)，但物料入庫卻是需要編碼的。不定期有圖紙?jiān)诟�改的過程中，有的更改有版本號(hào)，而一些小的更改是沒有版本號(hào)的，如材質(zhì)的替換，物料本身變了，但圖號(hào)并沒有改變，都會(huì)產(chǎn)生圖物不符的情況。特別目前四機(jī)廠圖紙編碼新舊規(guī)則不一樣，長度也不一樣，會(huì)導(dǎo)致編碼規(guī)則和結(jié)構(gòu)的不統(tǒng)一等問題。

4.3 物料編碼規(guī)則的新思路

按物料的總體分類，可以將物料分為產(chǎn)品、部件、零件、毛坯、工裝件、外購件、標(biāo)準(zhǔn)件等幾類，每一類下面再進(jìn)行細(xì)分為若干類，如：考慮到靠行業(yè)和國家的標(biāo)準(zhǔn)，以及今后物料的發(fā)展和擴(kuò)充，四機(jī)廠外購物料號(hào)可仍然采用了中石化集團(tuán)的物資標(biāo)準(zhǔn)分類代碼的前兩位(即56大類分類碼)，后面的中類和小類碼分的很細(xì)，可以進(jìn)行簡化和合并，縮短結(jié)構(gòu)，同時(shí)加長流水碼的位數(shù)。這樣兩位大類碼、三位中類碼、五位流水碼就解決了問題。采用阿位伯?dāng)?shù)字編碼，便于計(jì)算機(jī)的操作和輸入，也增加了編碼的彈性空間，為將來物料的變化提供了可容的空間。

5、物料編碼如何維護(hù)

在ERP系統(tǒng)中企業(yè)所有的物料應(yīng)該是一個(gè)統(tǒng)一的編碼，要統(tǒng)一編碼，就需要有一個(gè)專門的部門或?qū)�業(yè)的小組來進(jìn)行統(tǒng)一的維護(hù)，大家都使用一個(gè)源頭出來的數(shù)據(jù)，才能保證唯一性和統(tǒng)一性。在企業(yè)中由于過去信息只是在部門內(nèi)部管理，往往同一種物料，在這個(gè)部門叫A，而在另一部門叫B，不僅代碼不一致，連名稱、規(guī)格、型號(hào)的叫法和寫法都不同，外購進(jìn)廠的物料供應(yīng)商的叫法、寫法也與企業(yè)的不盡相同。要想達(dá)到數(shù)據(jù)共享，資源統(tǒng)一，物料的名稱、規(guī)格、計(jì)量單位等數(shù)據(jù)的基本屬性也要統(tǒng)一，同時(shí)還要對物料的使用范圍的一定的規(guī)定，設(shè)計(jì)人員要盡量使用企業(yè)現(xiàn)有的庫存物料，最大限度地利用庫存，在選用物料方面有一定的范圍控制，不然會(huì)造成采購品種增加，庫存上升，因此統(tǒng)一維護(hù)數(shù)據(jù)就顯得十分重要。那么由什么部門、什么人來進(jìn)行編碼，需要企業(yè)根據(jù)自己的情況來做出決定。但如果遇到新的物料時(shí)，需要通過編碼申請流程進(jìn)行審批，先由編碼維護(hù)人員在系統(tǒng)中維護(hù)好后再行使用，這樣就能保證ERP系統(tǒng)中物料的一致性和統(tǒng)一性，否則多頭管理必然帶來一定的混亂。